Online-Kunden des grössten Schweizer Detailhandelsunternehmens Migros können sich ihre Liefertermine noch während der Bestellung unter bis zu 60 Vorschlägen aussuchen. Dafür nutzt die Migros Verteilbetrieb AG (MVB) seit 2019 das Tourenplanungssystem PraCar und das Zusatzmodul PraOpt von Wanko. Die Migros-Gruppe ist mit ihren knapp 900 Filialen das grösste Detailhandelsunternehmen der Schweiz und befindet sich im Besitz von 10 Genossenschaften.

Vom Kühlschrank über die Waschmaschine bis hin zum Sofa: Wer den Heimlieferdienst der Migros beauftragt, lässt sich in der Regel sperrige Güter ins Haus bringen. Dabei endet der Service nicht schon an der Bordsteinkante, sondern beinhaltet oft auch den fachgerechten Aufbau und die Installation. Gerade die zusätzlichen Dienstleistungen lassen sich zeitlich nur schwer kalkulieren, was die Tourenplanung deutlich erschwert.

100 000 Aufträge pro Jahr

Vor diesem Hintergrund hat die MVB die Tourenplanung für die rund 100 000 Aufträge pro Jahr gemeinsam mit der Wanko Informationslogistik digitalisiert und optimiert. Online-Kunden können bereits wenige Stunden nach dem Bestellvorgang eine Auswahl aus bis zu 60 Lieferterminen treffen, die verbindlich gebucht werden können. Die Lösung basiert auf dem Tourenplanungssystem PraCar und dem Zusatzmodul PraOpt. Dabei handelt es sich um einen Optimierungsserver, der ununterbrochen die bereits vorhandenen und die künftigen Touren berechnet. Die Transportaufträge der MVB werden zuvor via Schnittstelle direkt aus dem SAP an PraCar übertragen, wo die optimale Tour berechnet wird.

Durch die weitgehende Automatisierung des Planungs- und Avisierungsprozesses werden die Mitarbeitenden der MVB spürbar entlastet. Dank PraOpt wird die Terminvereinbarung mit dem Kunden nun dreimal so schnell abgewickelt als zuvor. Dazu kommt eine erhebliche Reduktion des personellen Aufwands für die MVB.

Kundenfreundlicher Prozess

Ziel der MVB war, mit der Onlineabwicklung der Avisierung von Kundenaufträgen im B2C-Bereich einen Anteil von mindestens 50 Prozent zu erreichen. Der Prozess ist kundenfreundlich und leicht verständlich: Kunden bestellen Waren und erhalten anschliessend einen Link per SMS oder E-Mail, mit dem sie eine Überweisung an den Onlineshop der Fachmärkte tätigen. Dort können sie ihr gewünschtes Lieferdatum auswählen, an dem sie die Ware erhalten möchten. Die Avisierung erfolgt per SMS. Sogar die besonders umfangreichen Montageaufträge lassen sich inzwischen digital mit PraOpt abbilden. Dazu gehört zum Beispiel die Entsorgung alter Geräte oder die Wandmontage von Fernsehern. Solche Aufträge erforderten bislang noch zwingend eine telefonische Absprache mit einem Disponenten.

Rund 75 Prozent der Kunden können an dem Online-Verfahren teilnehmen. 50 Prozent davon wählen innerhalb einer Stunde nach Bestellung einen Liefertermin aus. Weitere 30 Prozent der Kunden reagieren innerhalb von 24 Stunden. Diejenigen, die keinen Liefertermin festlegen, erhalten Erinnerungen per SMS oder E-Mail. Wenn die Kontaktaufnahme auch nach drei Erinnerungen noch nicht stattfand, werden die entsprechenden Kunden persönlich von der Disposition kontaktiert, um einen Termin zu vereinbaren. Dieser Aufwand ist jedoch nur noch bei weniger als 0,5 Prozent der Kunden, die an der automatischen Avisierung teilnehmen können, notwendig. Mehr als 99,5 Prozent der Endkunden werden demnach vollautomatisch abgewickelt.

Zehnfache Auftragsmenge

Rechtzeitig und noch vor Beginn der Corona-Krise und des ersten Lockdowns in der Schweiz war die Lösung an den Start gegangen. «Durch Corona hatten wir plötzlich die zehnfache Menge an Aufträgen. Dieses Volumen hätten wir ohne die automatisierte Avisierung unmöglich schaffen können», berichtet IT-Projektleiter Jan Wolter von der Migros Verteilbetrieb AG.

Nach der erfolgreichen Einführung der Lösung hatten Wolter und sein Team bereits die ersten Verbesserungen auf dem Schirm: Im nächsten Schritt wurden im Rahmen einer Masterarbeit in Kooperation mit der Fachhochschule Nordwestschweiz die Lieferzeiten der Aufträge präzisiert. Die Basis bildete ein künstliches neurales Netz (ANN), das zunächst mit rund 80 000 Auslieferungen von PraCar gefüllt wurde. Die anschliessende Analyse umfasste 20 000 Faktoren, wie zum Beispiel die Aufbauzeit für einen Fernseher mit Satellitenanschluss. «Der berechnete Algorithmus ist mit Hilfe dieser Daten in der Lage, die genauen Liefer- und Servicezeiten der Kundenaufträge mit einer Abweichung von wenigen Minuten vorherzusagen», erklärt Wolter.

Weitere Entlastungen geplant

In Zukunft soll das System immer weiter verfeinert werden. Geplant ist, dem Kunden nicht nur tagesgenaue, sondern halbtagesgenaue Terminvorschläge anzubieten. Den weiteren Projektschritten sieht Jan Wolter gelassen entgegen, denn mit der bisherigen Kooperation mit Wanko ist der Fachspezialist für IT-Solutions sehr zufrieden. «Wanko reagiert sehr schnell auf unsere Anforderungen und wir haben das Gefühl, auf Augenhöhe miteinander diskutieren zu können.»